خط ومشی مجموعه سازی

برای مجموعه سازی نیاز به طرح و نقشه داریم و این همان چیزی است که با اصطلاح “خط مشی مجموعه سازی” از آن یاد می کنیم. انتخاب بهترین و مناسبترین مواد از میان انبوه عظیم مدارک و مواد موجود، بویژه با توجه به میزان بودجه کاری است بسیار مشکل. خط مشی را باید متناسب با نیاز کسانی که کتابخانه برای آن ها به وجود آمده است تدوین کنیم. توانایی انتخاب مواد خوب و مناسب به ویژه در دوران ما که از سویی عصر “انفجار اطلاعات” نامیده می شود اهمیت بسیاری دارد. اما نباید از این نکته غافل شد که مهمتر از داشتن مجموعه ای متناسب با نیازهای کاربران، استفاده از امکاناتی است که می تواند سبب سهولت دسترسی و آگاهی کاربران از منابع موجود در کتابخانه شود.

انتخاب منابع و اهمیت تنوع در مجموعه کتابخانه

امروزه در کنار منابع فیزیکی و چاپی، منابع دیگری وجود دارند که طرفداران خاص خود را دارد، بنابراین انتخاب و افزودن آن ها به مجموعه کتابخانه، این امکان را فراهم می سازد تا کتابخانه ها پویایی خود را بیش از پیش حفظ کنند. کلیپ هایی که در قالب آموزش های ویدیویی توسط کتابخانه، سازمان ها و نهادها، و یا حتی به صورت شخصی توسط افراد دیگر تهیه می شود، چنانچه دارای محتوای مناسب برای کاربران کتابخانه باشد، یکی از منابع مهمی است که باید در کنار مجموعه سازی منابع به آن توجه ویژه شود.

سفارش و تهیه

مرحله سفارش و تهیه جزئی تفکیک ناپذیر از روند مجوعه سازی است و اهمیت آن در این است که حتی با وجود برنامه ریزی منظم و منطقی برای مجموعه سازی و اتخاذ تصمیم های درست در مورد انتخاب، بدون برنامه ای دقیق، مفید، مناسب و عملی برای تهیه و سفارش، مجموعه خوبی برای کتابخانه فراهم نخواهد شد.

وظایف کلی واحد سفارش و تهیه

-کسب اطلاع از مواد کتابخانه ای موجود در بازار

-سفارش مواد انتخاب شده

-نگهداری سوابق مواد سفارش شده یا دریافت شده

-دریافت و بررسی مواد رسیده

-پیگیری سفارش های انجام نشده

-بررسی و تجزیه و تحلیل عملکرد واحد سفارش و تهیه

·         کتابخانه بیمارستان امام رضا(ع) از نوع کتابخانه های بیمارستانی بوده که می بایست موضوعات پزشکی(گروه های آموزشی بیمارستان) را به عنوان معیار انتخاب منابع و مجموعه سازی خود تحت پوشش قرار دهد:

·         جامعه استفاده کنندگان

·             کلیه افرادی که در چارچوب آیین نامه مصوب کتابخانه های دانشگاه علوم پزشکی کرمانشاه ، ارائه خدمات به آنان مجاز شمرده شده است، کتابخانه بیمارستان نیز به آن افراد ارائه خدمات دارد.

·         لذا این کتابخانه دانشجویان و اساتید کلیه رشته های دانشگاه علوم پزشکی کرمانشاه را از کاربران اصلی خود می داند و در ارائه خدمات، مجموعه سازی و تعیین اولویت ها این دسته از کاربران را مورد توجه ویژه قرار خواهد داد. همچنین کتابخانه به منظور تعیین و پیشبرد اهداف و برنامه های خود، کلیه کاربران و ذینفعان خود را به تفکیک زیر بیان می نماید:

·         پزشکان و اساتید

·         پرستاران

·         مدیران و کارکنان اداری

·         کادر آموزشی شاغل در بیمارستان ؛

·          و دانشجویان کلیه رشته های دانشگاه علوم پزشکی کرمانشاه

·            کتابخانه بیمارستان امام رضا (ع) با شناسایی و تفکیک استفاده کنندگان بالقوه و بالفعل خود تلاش می نماید تا نیاز ها و خواسته های جامعه استفاده کنندگان خود را متناسب با نیازهای آموزشی و پژوهشی آنها برآورده ساخته و می کوشد تا به نحوی شایسته زمینه لازم را برای رشد علمی و بهبود مهارتهای تخصصی کاربران فراهم آورد . با این وجود رسالت مجموعه سازی کتابخانه بر مبنای تاکید بر تامین منابع مورد نیاز اعضای فعال و ذی نفعان اصلی کتابخانه خواهد بود.

·         سفارش و گردآوری

·             مسئولیت اصلی انتخاب و تهیه منابع، با مدیر کتابخانه بوده که نظارت بر فرایند مجموعه سازی و ارزیابی سفارشات کتابخانه را نیز بر عهده خواهد داشت. در روند سفارش و گردآوری منابع می بایست میان تعداد منابع و موضوعات کتابخانه تعادل ایجاد نمود. در این راستا پیشنهادات و سفارشات اساتید، دانشجویان و کارکنان واحد مربوطه جمع آوری گردیده و در روند تهیه و انتخاب منابع ترتیب اثر داده خواهد شد.همچنین کتابخانه می بایست در سفارش و گردآوری منابع خود، منابع الکترونیکی مورد نیاز کاربران را نیز مد نظر قرار دهد.

 

ارزشیابی مجموعه

کتابخانه می بایست منابع کتابخانه را با در نظر گرفتن نیازهای اطلاعاتی و علایق کاربران خود به مجموعه خود بیافزاید. اما واقعیت امر آن است با گذشت زمان محتوای اطلاعاتی برخی از منابع، کارایی خود را از دست داده و یا نیازهای اطلاعاتی افراد گاهی دچار دستخوش تغییراتی خواهد شد که کتابخانه را مجبور به ارزشیابی مجموعه و وجین می کند.

از اهداف اصلی ارزشیابی مجموعه می توان به این موارد اشاره کرد:

• منابع و موادی که در گذشته به مجموعه اضافه کرده ایم، در زمان حاضر آیا جوابگوی نیازهای کاربران ما هست یا خیر؟
• آیا از هر منبع، نسخه هایی به اندازه کافی وجود دارد تا در اختیار کاربران قرار گیرد؟
• با توجه به وجود ویرایش های جدید از برخی از منابع در بازار، آیا کتابخانه اقدام به تهیه آن ها کرده است یا خیر؟